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文書管理システム

導入事例① 蓄積された膨大なファイルを整理及び適正な管理を支援

◆企業における情報管理の現状

 情報処理技術の進展に伴い、企業内の約8割を占めるとされるオフィス文書、メール、ウェブコンテンツ、動画等のデータボリュームが爆発的に増加しています。

 こうした中、各部門でファイルサーバが無秩序化し、情報管理が困難な状況にある企業が多く見みられます。

 A社様においても、情報の一元化管理ができておらず、各部門が独自にサーバを構築する現状に起因する情報検索・活用の効率低下やムダなファイルサーバ増加などの問題が発生していました。

◆問題点

 ・ファイルサーバの容量が足らない
 ・文書管理規定が古く、形骸化している
 ・必要なデータが見つからない、探せない
 ・どれが最新版、正式版なのかわからない
 ・各部署サーバでバックアップやセキュリティ対策ができているかを
  管理しきれていない
 ・情報に関する重要度区分がなく、管理方法や廃棄時期がさだまらない

 

解決策

【現情分析】 現状情報管理方針やルールを確認、ファイルサーバ等の棚卸を実施して、課題を抽出  ※取組状況の現状把握

 

【方針策定・制度設計】 管理対象情報とその重要度の定義、情報管理ルールの見直し等により、現状課題の対応方針を検討

 

【ツール設定】 方針に応じ、全社的な活用と管理の観点から、ツール適用範囲・候補の選定と評価を実施

 

【ツール導入支援】 要件定義、設計・構築、移行、再整理作業 等 【定着化支援】 新規定、新制度の定着化、継続的改善

 

約50万件のファイルを全部署へ確認を行いながら、

必要なファイルのみ残す作業を実施します。

選定したファイルはファイル名称のルール化を行い

文書管理ソフトへコンバートします。

その後はファイル管理の運用ルールの策定し、定着

継続して運用するためのご支援をさせて頂きます。

これにより、必要なときに社内外問わず閲覧が可能

となり、また紛失等のリスクも防ぐことができます。

 

 

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